Как планировать день | Кабакин.SITE
фото плана в ежедневнике на день

Время — ресурс, часто игнорируемый, и мало кто задумывается о правильном планировании дня. Между тем, человек стремящийся к чему-то, регулярно чувствует цейтнот и мечтает о дополнительных часах в сутках, находясь в состоянии нескончаемой спешки. Для успеха надо понимать не только, как ставить перед собой цели, но и как их достигать в процессе текущих, ежедневных дел.

Основы ежедневного планирования дел

В статье Как планировать дела: от цели к задачам, уже рассказывалось о пирамиде эффективности. Те, кто ее читал знают (а тем, кто не читал я советую это исправить), что планирование всех дел идет по принципу от сложного к простому:

  • Определение собственных жизненных ценностей;
  • Постановка перед собой глобальной цели (в масштабе собственной жизни);
  • Построение генерального плана достижения этой цели;
  • Формирование долгосрочного плана;
  • Рабочий краткосрочный план на короткий этап времени;
  • План на день.

пирамида эффективности

Для успешной реализации этого принципа можно пользоваться самыми разными системами тайм-менеджмента. Например, системой Дэвида Аллена. Сегодня же мы займемся конкретно ежедневным планированием.

Планируем каждый день

Итак, вы уже успели разобраться с собственными жизненными ценностями и сформировали остальные ступени пирамиды личной эффективности. Впереди заключительная стадия на пути к успеху: правильная организация дня.

Содержание:

  1. Почему дневной план важен в контексте успешности человека в целом?
  2. Методика планирования
  3. Списки дел и задач
  4. Организация распорядка дня
  5. Личный опыт ежедневного планирования
  6. Матрица распределения задач и расстановки приоритетов.

Важность планирования дня

Планирование собственной жизни — сильная штука, способная в перспективе вывести каждого на новый уровень. Но, если начать использовать методы тайм-менеджмента ежедневно — это скажется не через год или месяц, а уже сейчас! Это делает человека сконцентрированным на важном, учит не распыляться, поднимает с привычного, уютного дивана.

Отсутствие порядка — это хаос, а что может быть хуже хаоса на пути к заветным мечтам и желаниям? Только их отсутствие. Чтение этой статьи и, главное, использование полученной информации — это и есть внедрение порядка в собственный быт, искоренение хаоса.

Тайм-менеджмент — дословно управление временем или организация времени. Общепринятое название совокупности технологий и инструментов организации личного времени и, соответственно, повышения личной эффективности.

Методика планирования

Существует много методов планирования личного времени и в основе многих из них лежит система Бенджамина Франклина, одного из отцов-основателей США. По легенде, еще в двадцатилетнем возрасте он разработал методику организации личного времени, которой пользовался всю жизнь. Сегодня эта методику чаще всего называют пирамидой продуктивности и мы ее разобрали выше. Дополню лишь информацию по срокам на каждую стадию:

  • Долгосрочные планы: от 1 до 5 лет
  • Краткосрочные: от месяца до года
  • План на день может дополняться еще еженедельным планированием, что очень удобно.

Существуют разные варианты пирамиды, в том числе с большим количеством ступеней. Кого тема зацепит — найдет подходящий для себя вариант, но, лично меня стандартная пирамида устраивает.

Списки задач и дел на каждый день

В нашем сознании всегда присутствует много мыслей про текущие дела, проблемы, задумки. Это съедает ограниченные ресурсы психики, которые могли бы тратится на эффективные действия. Хороший вариант разгрузить мозг — это перенести задачи на день, текущие дела, идеи и задумки на бумагу в виде списков.

Кто-то делает это на отдельных листочках, размещаемых на рабочем месте, кто-то применяет приложения на мобильнике, а другие, в том числе и я, используют традиционные ежедневники.

Фишка в том, чтобы готовый список правильно использовать. Для этого кто-то применяет принцип Парето 80/20, в соответствии с которым 20% работы приносят 80% всех результатов. Соответственно, примерно 2 дела из 10 всегда самые важные и их нужно решать в первую очередь.

В любом случае, важно сформировать навык ежедневного составления и просматривания списков дел и задач. Если каждый день этому уделять внимание, то примерно месяца хватает чтобы ощутить эффект. Дела станут решаться оперативнее и завалы из накопленных проблем и задач постепенно исчезнут из жизни.

Подробнее про этот вопрос можно почитать в статье Списки дел для самоорганизации

Организация распорядка дня

Распорядок дня, в отличии от упомянутых выше списков, имеет важный нюанс — это фиксация времени. И это важно не только для студентов или школьников! Организация распорядка позволяет повышать КПД имеющегося времени, жить осознанно и фиксировать «мусорные» периоды времяпровождения (бесцельный парсинг интернета и социальных сетей, компьютерные игрушки, развлекательные программы на TV и тд). Организовывать день можно с помощью специализированных приложений или календаря на мобильнике, а можно применять обычный блокнот или тетрадь.

Пару слов про составление распорядка дня. Не планируйте весь день в мелочах! Всегда оставляйте промежутки с запасом времени, так как не все дела решаются так, как планировалось. Ну, и бывают же форс-мажорные ситуации! Составление распорядка дня лучше оставлять на вечер, или заниматься этим утром.

Личный опыт ежедневного планирования автора статьи

Мой собственный опыт, основанный на применении ежедневника (как планировать свой день в ежедневнике будет рассказано в конце публикации). Во первых, в нем зафиксированы все цели на год, на основании которых я ежемесячно ставлю перед собой задачи для оперативного решения. И уже на основании этих задач занимаюсь организацией каждого дня. Фактически, у меня сложился определенный шаблон действий:

  1. На основании годового плана ставлю задачи на месяц;
  2. 2. На основании задач на месяц ежедневно фиксирую задачи на день. Обычно,делаю это вечером накануне или утром;
  3. В конце дня провожу анализ дел, реализованных, перенесенных или отмененных по каким-то причинам.

Как видите, система очень простая. Кстати, полезная хитрость: перед тем, как планировать день, надо понять, что нужно делать в первую очередь. Если планов небольшое количество и они не требуют для реализации много времени, этим можно не заморачиваться, но если их у вас десяток и львиную часть задач с наскока не решить, то можно воспользоваться матрицей распределения задач и расстановки приоритетов.

Матрица распределения задач и расстановки приоритетов

матрица эйзенхаура

  1. Дела делим по двум критериям: срочность и важность;
  2. Срочные и важные дела (1) ставим на первое место и обязательно выполняем! Если организация дня происходит утром, то после нее приступайте к этим задачам. Не потом, не попозже, а прямо сейчас! Решение таких дел благотворно скажется на мотивации и позволит сформировать хорошее настроение на весь день;
  3. Важные, но несрочные дела (2) — это полезная и ценная работа, которой посвятиться львиная часть всего времени. Именно эта категория ежедневных задач ставится на второе место в моем ежедневнике;
  4. Срочные дела, но не особо важные (3), я стараюсь скидывать на других (если это возможно). Если нет, занимаюсь ими по остаточному принципу. Успею сделать — хорошо. Нет? Тогда, или перенесу (а значит не такие они и срочные), или вычеркну из списка задач вообще (они же не относятся к важным делам);
  5. Ну, а маловажные и не срочные дела (4) я вообще убираю из плана на день. Это просто мусор, засоряющий весь график дня и быт в целом ненужной суетой, и не приносящий абсолютно никакой пользы. Если вопрос в любом случае требует решения, пусть и не в скором времени, заношу его в соответствующий список задач.

Как показывает мой опыт, если своевременно выполнять задачи из 1 и 3 категорий, в первую очередь занимаясь в течении дня именно ими, а основную часть времени уделять делам из категории 2, то личная эффективность поднимается на высоки уровень. Главное не забывать «дурные» дела вычеркивать из расписания, а лучше туда их даже не помещать.

личная эффективность

А как вы организуете день? Применяете ли системы тайм-менеджмента или какие-то хитрые фишки? Или вообще не используете методы структуризации дня?